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https://youtu.be/TSps-tljAEc?t=4911

民眾：
市長好
想請教一下那個 關於國家治理的一個問題

就是說 市長您這個
把每天這個 7點半開議的市長室會議
當作驅動整個台北市政的 重要引擎

那可不可以請市長幫我們介紹一下
這個整個市長室會議 從怎麼樣去檢案

從比較醫學的說法 就檢傷分類 把案子檢進來
不論它大或小 等等的
然後 選定適合的 如何在選適合的局處

然後避免說 在開會的時候 又能夠避免說
衛生推給環保 環保推給警政 警政推給消防
最後捏 有會議 沒有決議

然後 我知道市長做的非常好
就是會議都有決議 決議都有管考


那 我一直非常好奇的是
市長從台大醫院帶到台北市政府的 那個血滴子
這個是怎麼樣在整個市政會議中
扮演一個穿針引線 或著幕後統籌的一個角色

請市長跟我們介紹


柯P：
我來回答你的問題

通常我們開會 最怕會而不議 議而不決
決而不行 行而不徹底嘛

我今天早上在市政會議 我就下一道行政命令
我說來開會的人 如果你局處長不是自己來
那來 被你派來開會的人 一定要得到授權
就是能夠做決定

我說 來開會的人
不可以跟我講說 我帶回去研究
不行 你要是有問題 馬上打電話聯絡局長

如果每個局長
你派代理人來開會 而他不能做決定
那你以後不准他 你就局長給我乖乖來開會

所以來開會的人 一定要有決策權
啊不然他就要被授權


我跟你講 我們的制度是這樣
我們現在開完會以後 一定要寫會議記錄

但是喔 第一 不准寫逐字稿
就會議記錄 最後只能寫結論
一 二 三 一條一條列

啊我們那個會議結論 如果認為說需要追蹤的
好 一 什麼事情

然後捏 這個會議記錄寫出來以後 會送給我
我在上面就會寫時間
我認為這個案子唷 大概預計要給它一個月
我就寫一個月 或兩個月

然後唷 助理 我的祕書就會把這個案子
會KEY在網路上面 電腦裡面

它裡面喔
第一 負責的局處是誰
第二 什麼事情
第三 PM
什麼叫PM你知道 Project Manager


我跟大家講一個概念
一件事情 如果出錯 不曉得是誰會被處分
那這件事情一定做不好

所以我們每一個案件 一定要掛PM
就是這個案子是誰負責


然後再來是 預定完成日期
好 就這樣 然後輸入到電腦裡面
所以每一個局處

因為它有局處 案由 PM 預定完成日期

然後 每個局處看到這個以後
他7天內可以來申請改時間

比方說我說它一個月可以完成
那個局處來(說) 不行
這個我們要改時間 我們要兩個月才做的完

好 可以 你可以改一次時間 改說兩個月


然後 我們那個助理
會議記錄是誰寫的 誰就負責追蹤

然後那個PM 要在預定完成日期
要來跟我的祕書報告說 要申請結案
就是說他怎麼把這個案子結掉
他的證據是什麼 他做完了

然後 每兩個禮拜 我們會開一次結案會議
那個列管的祕書 他就開始報告

第一案 什麼案子 他來申請結案
他的證據是什麼 我說好 可以 結掉
這樣就結掉了

我說不行 這還要繼續 這還要追蹤

那有時候答應里長 說要蓋 做什麼事情你知道
我們那個祕書會打電話去問那個里長

那個工務局有來申請結案
我們知道那個案子是你的 他說他已經做完了
你有沒有同意他結案

里長說可以 我們這一邊才會 會double check


然後喔 我們這個制度你知道
所以我跟你講
所有的會議記錄 為什麼不准寫逐字稿

寫逐字稿 大家不敢討論啊
說那個 這一句話誰講
所以不能寫逐字稿 只能寫結論

然後結論完 一定要會議主席核准說
欸 這個會 當天的會議記錄是這樣
一邊一 二 三 四

然後 每一個預定要完成
我要給他多少時間完成 首長會寫


我跟你講喔 我當台北市長四年九個月
台北市長親自列管的案子有多少
你要不要猜猜看

一萬零五佰多件 超過一萬件
超過一萬件 要親自列管


所以我跟你講 一個案子要成功 一定要掛PM
這個案子是誰負責 你知道為什麼

你剛才講對了 分工不合作 是局處最大的特色

他一旦被掛PM
如果這個案子是 出錯是你要負責 你要被罵
因為他有義務 所以他就有權利
去要求其他局處要配合


但是我們每天早上7點半開會是這樣
那個是叫說 如果那個案子有問題
比方說什麼局處有爭議 那你就掛急診進來

就早上7點 掛急診
有關的人 擺不平的 全部給我上table討論
這個案子倒底是哪裡有問題
然後我們當場會裁決


所以齁 要解決最終的問題
第一 一定要有PM
第二 一定要放在網站上面
就是一定要有列追蹤

然後一定要建立一個回報系統
那個回報系統還要有一個check系統 就是說
那個PM要給跟這個
會議記錄的祕書報告說 他申請結案

然後最後還要再市長檢查過一遍 是不是OK


所以用這種制度你知道
就逼到每個局長喔 你被列管喔
不要說生不如死啦 就是還沒有到那個嚴重

就是你被列管 一定要想辦法把那個結掉
這樣的話就可以確保


主持人：
你搞多久 搞出這個制度

柯P：
我在台大的時候 就是這個制度

主持人：
你認為高雄市長8個月 可以幹的出來嗎

柯P：
很困難

我跟你講 四年九個月要列管一萬零五佰多件
你算算看 你每天 那個要

每個禮拜 每天要會議記錄自己主持
每兩個禮拜的結案會議要主持
然後你的祕書要能夠得到授權
要能夠盯每個局處要來報告 要來追結案

所以那個是
血滴子喔 就是那個祕書組的那個
通常是誰寫會議記錄 誰就負責要追蹤
然後來

因為我們每天早上晨會的案子會有報告人
那個報告人 要跟那個祕書來申請結案

所以那個 一個管一個
然後我再double check 這樣


我跟你講 這個還是
我要跟各位年輕人講
絕對不要相信什麼抓大放小 沒有那一回事

如果你
人家說 不會啦 許文龍每天都釣魚 公司也很好

我跟你講喔
許文龍如果二十幾歲的時候 也是在釣魚
他不會變那麼大的公司

他是已經很認真工作到六十歲了 才開始釣魚
哪有可能二十歲就在釣魚

如果你的公司是很有規模 well established
就是那個很有制度 弄的很好
你才可以釣魚

啊你接那個公司爛糊糊 你是要怎麼樣


我跟你講 我當台北市長的時候
我們一開始是流標6次 才要進市長室會議報告

流標6次捏 因為案子實在是太多了
所以要流標6次 才要報告
後來殺到 大家知道不可以6次 好 改成降成5次

我現在才降到3次而已
流標3次 要進市長室會議專案報告

欸 我跟你講喔
你以為 1 2 3 天下自己打下來

所以台北市的工程 為什麼速度越來越快
以前流標6次很正常 就這樣擺爛啊

我跟你講 流標1次 重新再弄 三個月不見了
所以流標6次 就一年半不見了

我現在才殺到說 流標3次要進市長室會議報告
而且我現在要求 每一個標案 一定要掛PM
每一個標案


我現在跟大家講 這是很重要的經驗
一件事情出錯的時候 如果你不知道誰會被處罰
那一件事情一定做不好

所以 每一個案子 一定要掛一個PM
Project Manager 專案負責人 專案管理人
沒有建立這個制度 我跟你講 一定做不好


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