---

其實一開始的思考點僅是為了提昇工作效率
以下所提對大型公司或以現在技術來說不算什麼
不過民國91年開始，以一個規模這麼小的企業，我多少算是對環保盡了點心力

這一切的開始，要從震旦行一個誤入我辦公室的業務員談起
我們事務所名稱有「聯合」的字眼，這個業務員應該是以為我們有一定的規模
然而他一進辦公室應該就後悔了，因為那時只有三個人而已

之前我岳父一直都是使用二手的傳統影印機
而業務員要推銷的是最新型的數位影印機（Sharp AR-185)
他還是很認真地介紹，而我聽完問了幾個掃描的問題後就跟他約時間去看機器下訂了
事後他告訴我他還沒有賣過這臺機器給20人以下的公司過

一則耗材費用較高、二則速度也較慢，跟傳統的比起來沒什麼優勢，價格又貴上許多
而我看中的是網路掃描的功能，這也是奠定後來事務所文件無紙化的基礎

當文件可以掃描起來管理後，不再需要在複印一份紙本保留
而電腦文件也可以列印成PDF解決檔案相容性的問題
我開始跟客戶溝通以E-mail取代傳真，每年的帳冊改以PDF檔案，以光碟儲存
這樣的改變，至少節省50％以上的用紙量




我在Sharepoint設計使用了請假系統、工作案件的控制、客戶報表的審核等功能
另外尚有個傳入傳真可以當作備援的傳真接收系統
聽說新的版本改進了很多，後來我的文件儲存及管理改用雲端及NAS，就不想去研究了
這樣的改變，員工連平日的報表公文都直接以PDF檔給我審核，又節省了大量的紙張列印
不過老闆的眼睛要注意保養:(

既然要算加班費，就要打卡，我使用的是一套名為IQ OFFICE 的虛擬辦公室系統
當初有申請一組試用序號可以使用基本功能，後來這一套無疾而終
而大部分功能對我而言也不太適用，最後僅使用其紀錄員工登入登出時間的統計

當發現Virtualbox這個好東西後，改在伺服器裡安裝一台虛擬機器取代
近年來我將Virtualbox運用在事務所的兼職人力遠端使用，效果不錯
速度比VPN快很多，而事務所也不用增添任何硬體

會計軟體電腦的硬體要求不高，我的原則是要求體積小，用電量低的
所以承接後的汰舊換新，我買的是浩鑫的XPC低階產品，LCD螢幕從15寸時就開始使用
後來的選擇較多，第三批的更新，我改採華碩輕薄迷你型，保固的條件較優

另外，我的員工算是蠻盡責的，有時會工作到很晚
所以呢，我在server就排定了定時將每臺電腦關機的指令
一方面提醒員工該下班了，一方面預防員工忘記關機
而旺季的時候，我是請員工溝通他們每週的那幾天要加班
以避免一人加班耗用的全部資源的狀況

近年來LED日光燈的售價也降低了
不想施工改成T5燈管的可以開始嘗試了

隨著科技的進步，當初的一些方案都變成老古董了
不過不管科技再怎麼進步，不會使用，它就只是個產品
若能好好善用，對企業主而言會是個利器

--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 114.32.172.241

--