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發信人: dick51207.bbs@ptt.cc (dick51207.bbs@ptt.cc) 看板: SuperTree
標  題: Re: [問題] 宿舍包裹問題
發信站: 2013/01/03 Thu 22:01:32

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文書組前工讀生回個文:D

之前有貼在二進位宿舍板了，
重新編輯後再貼一次囉:)

希望能幫到新生們^^

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【收發室派信作業流程】

上午  郵件寄達→清點掛號或貨運函件件數並蓋章→核對總件數，無誤後開始建檔
      →先建教職員工的信件→再建學生的信件→清點學生郵件總數→無誤後上架

中午  分派平信

下午  郵件寄達→清點數量、蓋章並核對數量
      →件數無誤後學生的郵件手抄在招領表→上架

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【關於郵件寄達】

當日的一般郵件大約都上午10點才會到（天氣因素會有影響）
因此一般處理完都是中午過後，
建議一點半之後再到收發室尋找郵件，比較不會撲空 :)

下午也會有零星的貨運公司或限時/快捷郵件寄達。


寄件到學校麻煩請寫全名和單位，以利分發。
例如「○○系○年級○○○」或是「女○舍○○○」。
有的人只寫了○先生/□小姐，但全校那麼多人，
我們也不知道他在說誰，
這種郵件一定會被我們放到最後才處理的唷^^"


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【關於平信】

平信一般都中午才開始派信，
分派的標準是看有沒有寫系所或宿舍。

如果什麼都沒有寫，
我們又無法查到所屬單位（例如有同名同姓者或未記錄），
就會退回給發信者。

另外平信寄丟的機率還是有的，
重要的文件請用掛號寄出:)

因為掛號信件在郵局那邊會有紀錄，
是在哪個過程中不見的才有跡可尋 :)

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【關於限時專送】

限時專送只是郵件寄送的速度，
所以他仍然只是平信喔 :)


還是老話一句～
重要文件請記得使用掛號喔 :)

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【關於掛號信】

當日郵件建議在下午一點半之後再到收發室領取，
因為學期中每天的郵件少則一、二百封，多則三、四百封，
處理速度不太一定，但是原則上一定會在一點半之前處理完畢，
因此一點半再來領取可以確定不會撲空 :)

領件請記得攜帶有照證件喔！
代領的朋友也請記得請帶雙方證件～ :D


有的同學會反應說郵件查詢系統可以查得到，為什麼不能領件？

那是因為我們現在電腦都跟主機連線了，
建進電腦裡就會馬上出現在網頁上。
但是為了確保不會弄丟大家的郵件，
所以必須等我們全部作業完成後，列印總表才能簽收。
（鍵入電腦後我們還會再清點一次，確認無誤後才列印總表，
  我想大家應該也不會希望郵件弄丟吧？^^"）


掛號信即使未寫單位仍然會在文書組招領約一個月，
若超過一個月未領取，上頭有電話的話我們會通知。
沒有電話的話我們也只能退件處理了。

雖然說沒有寫單位還是會在文書組招領，
但是難免會出現同名同姓的狀況，
沒有確切的單位很可能會被誤領，
所以建議同學寄件到學校代收的話，
收件者除了填寫聯絡電話以外，
還是請填寫宿舍或系所喔！ : )

我個人比較建議如果你確定系上沒有同名同姓的人，
填寫系所+年級會比較保險^^"
之前有次同名同姓住同一宿舍還很剛好的都買了網拍，
結果花了一段時間才把同學的包裹找回來，這樣也很尷尬^^||


另外有些同學會反應電腦查不到自己的名字，
有可能是四種情形：
1. 工讀生眼殘建錯/忘記選字
   這個真的很對不起orz
   不過多半是為了趕快處理完讓同學領件，
   所以才沒有注意到，請大家原諒工讀生們囉orz
2. 寄件者填錯姓名/字太潦草
   這就不能怪我們了orz
   工讀生也不認識每個人，所以郵件上寫什麼字，我們就怎麼建囉。
3. 工讀生眼殘建成寄件者
   這比較少發生啦。但有時候寄件者寫錯格式（尤其是橫式信封），
   一時之間沒有注意到from/for/to之類的字樣，
   所以才會建錯。請大家以正確格式書寫就可以避免這種情形了^^"
4. 收件者是英文拼音，所以查中文姓名當然會查不到囉。
   這時候可以向寄件者確認收件者的名字，再回來查詢。


如果你確定對方有以掛號的方式寄出郵件，
但在郵件招領系統卻無法查到的話，
請試著輸入兩個字就好。
例如說章魚哥可以只打章魚或魚哥。XD"

如果這樣還是查不到，
請跟寄件人要郵件的掛號號碼，再到系統查詢看看。 :)

有時候可能是因為沒寫單位，
又剛好校內有同名同姓的教職員，
所以被我們分派給該教職員了。

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【關於掛號包裹】

郵局的包裹並不會以電話通知收件者（除非有代收貨款），
所以如果對方是以郵局寄出的包裹，
請自己密切注意招領系統囉^^

提醒大家，記送新鮮的食品千萬不要用郵局寄送唷！
請記得使用方便快速的貨運公司～

之前有位同學用郵局寄送水果，
等我們發現時水果都已經腐爛了，
但又由於有郵局掛號號碼，我們無法逕自處理，
只好請那位同學簽領之後再自行處理這堆腐爛的水果了orz

所以請記得新鮮的生食不要用郵局寄送喔！:)
相信大家沒辦法吃到新鮮水果又要處理廚餘一定會很不開心～orz

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【關於快捷】

郵局的「快捷信件」性質相當類似於宅配或貨運，
會先以電話聯絡，建議大家急件可以使用快捷寄件喔！:)

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【關於宅配/貨運】

有些宅配公司會打電話通知收件人，
如果大家有空能親自簽收的話，
請務必要求宅配公司送到你的所在地，
或是可以委託親朋好友幫你代收
（他堅持不送的話可以說要跟他們公司舉發他XD），
因為送到收發室的話，同樣要等我們處理完才能夠領件喔^^

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【關於找掛號信很慢這件事】

掛號郵件我們有大致區分不同的區域，
上午工讀生把郵件鍵入電腦後，
確認無誤會把郵件依照種類分別放到所屬的架子上。

但是一來幫大家找郵件的人和上架的工讀生並不一定是同一個人。
二來就算是同一個人，有時也會因為郵件太多而記不得上架位置，
所以常常會眼睛花花看不到，大家可以幫忙指出來在哪裡，
然後再讓專員幫忙拿取（不讓大家自己拿也是擔心弄丟郵件）

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去年一年大概是這樣子的作業方式啦！

未來不知道還會不會有所更改，
但是暫且可以提供新生做為參考:)

希望有幫助到大家<(_ _)>

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PS. 如果要存局後領，收件地址請填寫「中壢第9支局 存局後領」就好，
    不要填寫中大的地址喔！
    不然郵差會有很大的機率幫你寄到文書組唷～:P

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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 114.43.51.252
※ 編輯: cryma           來自: 114.43.51.252        (08/25 14:42)

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